Apa itu Software ERP dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Penjelasan Tentang Software ERP

Software ERP atau Enterprise Resource Planning adalah jenis software yang terdiri dari serangkaian modul terintegrasi yang dirancang untuk mengelola dan memantau semua aspek operasional suatu bisnis. Software ERP menyediakan informasi real-time yang akurat dan terkini tentang kegiatan operasional dan keuangan bisnis. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis dengan menyatukan informasi dari berbagai departemen dan fungsi bisnis dalam satu sistem terpusat.

Tahukah anda, bahwa setiap modul dalam software ERP terkait dengan kegiatan bisnis yang berbeda seperti manufaktur, akuntansi, persediaan, SDM, dan penjualan. Modul-modul ini terhubung satu sama lain, sehingga informasi dapat bergerak dengan lancar antara departemen dan fungsi bisnis yang berbeda.

Dengan sistem ERP, data bisnis disimpan secara terpusat dan dalam database yang terpusat pula. Data ini kemudian dianalisis dan diolah oleh software ERP untuk memberikan informasi yang dapat digunakan oleh manajer dan pengambil keputusan bisnis untuk membuat keputusan yang lebih baik dan cepat. Selain itu, software ERP juga dapat mengotomatisasi beberapa tugas yang biasanya dilakukan secara manual, seperti pemesanan persediaan, pengiriman, dan penagihan, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia.

Manfaat Software ERP

Berikut ini beberapa manfaat software ERP dalam mengelola bisnis:

1. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas - Dengan memanfaatkan fitur otomatisasi, software ERP dapat membantu bisnis menghemat waktu dan tenaga dalam menjalankan tugas-tugas rutin seperti mengelola persediaan, pemesanan, dan penjualan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.

2. Meningkatkan visibilitas dan transparansi - Software ERP memungkinkan bisnis untuk memantau dan mengelola berbagai kegiatan operasional dalam satu platform terpusat. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang kegiatan bisnis perusahaan, yang dapat membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik dan cepat.

3. Meningkatkan pengambilan keputusan - Dengan menyediakan informasi real-time dan akurat tentang kegiatan bisnis, software ERP dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan efektif. Manajemen dapat memantau kinerja bisnis, mengidentifikasi masalah, dan membuat keputusan yang berdasarkan data yang akurat.

4. Mengurangi kesalahan manusia - Software ERP meminimalkan kesalahan manusia dalam kegiatan bisnis dengan otomatisasi tugas-tugas yang biasanya dilakukan secara manual. Hal ini dapat mengurangi kesalahan input data dan memastikan informasi yang dihasilkan lebih akurat.

5. Meningkatkan kepuasan pelanggan - Software ERP dapat membantu bisnis untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan perusahaan. Dengan memantau dan mengelola kegiatan bisnis secara efektif, bisnis dapat menawarkan produk atau layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

6. Menghemat biaya - Software ERP dapat membantu bisnis mengoptimalkan pengeluaran perusahaan, mengurangi biaya produksi, dan meningkatkan margin keuntungan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat menghemat biaya dan meningkatkan profitabilitas bisnis.

Fitur-fitur Penting Pada Software ERP

Software ERP memiliki beberapa bagian atau modul. Misalnya sumber daya manusia (human resource), inventory, keuangan, logistik, pengadaan barang (procurement) dan lain-lain

Mari kita ambil salah satu fitur software ERP yang berkaitan dengan pengadaan atau procurement dalam perusahaan, apa saja fitur pentingnya?

1. Manajemen Permintaan dan Pesanan - Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola permintaan dan pesanan secara terpusat. Dengan menggunakan software ERP, perusahaan dapat memantau permintaan dan pesanan dari berbagai departemen, serta mengelola dan mengkoordinasikan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan.

2. Manajemen Kontrak - Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola kontrak dengan pemasok dan pelanggan. Dalam operasi pengadaan, manajemen kontrak yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa pemasok memberikan barang dan jasa yang sesuai dengan standar yang disepakati dan dalam waktu yang tepat.

3. Manajemen Pemasok - Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola hubungan dengan pemasok. Dengan menggunakan software ERP, perusahaan dapat memantau kinerja pemasok, memantau persediaan, dan melakukan pembayaran dengan lebih efektif. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasi dan mengoptimalkan biaya pengadaan.

4. Pelacakan Barang - Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak barang yang dipesan dan diantar. Dengan menggunakan software ERP, perusahaan dapat memantau status pengiriman dan mengelola persediaan dengan lebih efektif. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan persediaan dan menghindari kekurangan stok yang tidak diinginkan.

5. Analisis Pengadaan - Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data pengadaan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Dengan menggunakan software ERP, perusahaan dapat memantau kinerja pengadaan perusahaan dan mengidentifikasi pemasok yang memberikan barang dan jasa dengan biaya yang lebih tinggi atau kualitas yang lebih rendah.

6. Integrasi dengan Pihak Ketiga - Fitur integrasi software ERP memungkinkan perusahaan untuk terhubung dengan sistem pihak ketiga seperti pemasok dan pelanggan. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mempercepat proses pengadaan dan mengoptimalkan operasi pengadaan secara keseluruhan.

Cara Kerja Software ERP

Pada dasarnya Software ERP bekerja berdasarkan input dan output. Yang mana sumber data yang masuk kedalam sistem akan diolah menjadi laporan yang diinginkan. Karena Software ERP merupakan satu kesatuan dari beberapa bagian-bagian, maka cara kerjanya dapat bervariasi tergantung modul yang digunakan. Sebagai contoh, pada bagian pengadaan barang dan jasa (procurement).

Sistem ERP dapat bertindak sebagai Software procurement yang membantu mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa pada sebuah perusahaan. Berikut adalah cara kerja sistem ERP dalam pengadaan barang dan jasa:

1. Pemilihan vendor: Sistem ERP dapat membantu perusahaan dalam pemilihan vendor dengan menyimpan informasi vendor dan melakukan evaluasi vendor berdasarkan kriteria tertentu. Hal ini memudahkan perusahaan dalam memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memberikan pengalaman pengadaan yang terbaik.

2. Pengajuan permintaan pengadaan (Purchase Request): Karyawan yang memerlukan barang atau jasa dapat mengajukan permintaan pengadaan melalui sistem ERP. Permintaan pengadaan ini akan disetujui atau ditolak oleh atasan yang bertanggung jawab.

3. Pencarian barang dan jasa: Setelah permintaan pengadaan disetujui, sistem ERP akan membantu dalam mencari barang dan jasa yang dibutuhkan dengan mengakses database vendor dan membandingkan harga dan ketersediaan barang dan jasa.

4. Pembuatan pesanan (Purchase Order): Setelah barang dan jasa yang dibutuhkan telah dipilih, sistem ERP akan membantu dalam pembuatan pesanan dengan menyediakan informasi harga, jumlah, dan vendor yang dipilih. Pesanan kemudian dapat disetujui atau ditolak oleh manajer yang bertanggung jawab.

5. Penerimaan barang dan jasa (Goods Receipt): Setelah pesanan dikirim, sistem ERP akan memungkinkan pengguna untuk menerima barang dan jasa. Sistem akan mencatat penerimaan barang dan jasa dan memperbarui data persediaan.

6. Verifikasi tagihan: Setelah penerimaan barang dan jasa, sistem ERP dapat membantu dalam memverifikasi tagihan dengan membandingkan tagihan dengan pesanan dan penerimaan barang dan jasa yang ada dalam sistem.

7. Pelaporan dan analisis: Sistem ERP juga dapat membantu dalam membuat laporan pengadaan, bisa berbentuk tabel spreadsheet, dan analisis data pengadaan yang berguna untuk memperbaiki proses pengadaan di masa depan.

Demikian pembahasan mengenai apa itu software ERP dan cara kerjanya. Dengan berbagai manfaat diatas, apakah anda tertarik menggunakan software ERP?